Thời đại của làm việc từ xa đã đến thật rồi

Lợi ích khi làm việc từ xa

Theo nhiều nghiên cứu về hình thức làm việc từ xa của các nước trên thế giới ghi lại rằng, làm việc từ xa không những mang lại hiệu quả công việc cao mà còn gắn kết tình cảm của các thành viên, đặc biệt còn có thể tiếp cận tốt hơn với những người lao động tài năng.

Theo Tiến sĩ Phạm Công Hiệp, Giảng viên cấp cao Khoa Kinh doanh và Quản trị - Đại học RMIT Việt Nam cho biết nhiều doanh nghiệp đang ứng phó với COVID-19 bằng cách chuyển dịch vụ của mình lên các nền tảng trực tuyến và xây dựng những chính sách làm việc ở nhà cho nhân viên.

“Chúng ta chứng kiến việc ‘ông lớn’ thương mại điện tử Tiki đã áp dụng chính sách làm việc từ xa cho hàng ngàn nhân viên của mình từ ngày 15/3/2020. Chỉ một ngày sau đó, doanh nghiệp gọi xe trực tuyến BE GROUP cũng đưa ra các biện pháp tương tự”, Tiến sĩ Hiệp cho biết.

“Tại Úc, người dân đột ngột đổ xô đi mua bàn ghế và thiết bị vi tính văn phòng để chuẩn bị làm việc tại nhà, khiến nhiều cửa hàng cung cấp các sản phẩm này bị cháy hàng. Mô hình làm việc từ xa không hề mới, nhưng chưa bao giờ nhu cầu này lại lớn như vậy”.

Theo Tiến sĩ Hiệp, mô hình làm việc tại nhà đem đến nhiều lợi ích cho các tổ chức, không chỉ trên phương diện tăng năng suất, giảm chi phí hoạt động và giảm thiểu gián đoạn hoạt động, mà còn tác động tích cực đến môi trường, sự bình an của toàn thể xã hội và của mỗi người lao động.

“Công việc và cuộc sống cân bằng hơn, tai nạn giao thông sẽ giảm đi. Mô hình này cũng giúp giao thông bớt tắc nghẽn và lượng khí thải do xăng dầu cũng giảm do người dân bớt di chuyển đến nơi làm việc, và áp lực lên hệ thống giao thông công cộng cũng được giải tỏa phần nào”, Tiến sĩ Hiệp nhận định.

Nhân viên làm việc từ xa hiệu quả hơn

Một khảo sát gần đây cho hay nhiều nhân viên khi làm việc từ xa cảm thấy họ có hiệu suất làm việc vượt trội và với sự hỗ trợ của nhiều công nghệ họ có mỗi quan hệ tốt hơn với các nhân viên tại văn phòng.

Hầu hết những người trưởng thành đều có mối lo lắng là họ không có thời gian chăm sóc cho gia đình hay thời gian dành cho những nu cầu riêng của bản thân. Việc “mọc rễ” tại văn phòng từ ngày này sang ngày khác sẽ khiến đầu óc và cơ thể nhân viên bị mụ mẫm, chưa kể những tư thế làm việc không tốt sẽ khiến họ dễ mắc phải những “căn bệnh công sở”.

Hai trong 3 người được khảo sát nhận xét rằng họ làm việc từ xa hiệu quả hơn so với làm việc tại công ty. Cứ 4 người được khảo sát thì gần 3 người nói rằng làm việc từ xa ở bất cứ nơi đâu giúp họ cân bằng được cuộc sống và công việc hơn. Gần 1 phần 3 cho rằng họ làm việc từ xa để chăm sóc con mình. Các nhân viên từ xa cũng tin rằng họ thực sự làm việc hiệu quả bởi vì họ có thể bắt đầu ngày làm việc sớm hơn và kết thúc muộn hơn khi không cần đến văn phòng. Đó là những dữ liệu được thu thập ở 25.234 nhân viên sinh sống trên các quốc gia Nhật Bản, Trung Quốc, Pháp, Úc, Ấn Độ, Brazil, Canada, Đức, Nga, Singapore, Anh và Hoa Kỳ. Trong đó 15% là những người làm chức vụ quản lý và 60% là các bậc phụ huynh.

Giảm tải vấn nạn giao thông

Thực tế, nếu các công ty đều có chính sách cho nhân viên làm việc tại nhà thì việc ùn tắc giao thông vào giờ cao điểm lúc đi làm và khi tan sở sẽ không còn xảy ra.

Tại Nhật, phương pháp làm việc từ xa được áp dụng triển khai vào ngày 24/7 vừa qua và họ nhận thấy rằng những ngày làm việc trở nên vô cùng thảnh thơi. Buổi sáng thức dậy, ra khỏi giường và thường thức một ly cafe, rồi ngồi vào ghế làm việc, họ không phải chen chúc để đến công ty đúng giờ.

Trên các trang mạng xã hội, nhiều người Nhật cũng cho biết các chuyến tàu đã vắng hơn thường ngày.

Người sử dụng lao động được nhiều lợi ích

Một trong những lợi ích của phong cách làm việc từ xa là tiếp cận tốt hơn với người lao động tài năng. Theo Meister “Việc làm việc từ xa đang ngày càng được coi là một chiến lược kinh doanh để thu hút và giữ chân nhân tài chứ không phải là một lợi ích cá nhân cho nhân viên.

Hơn nữa, làm việc từ xa giúp người sử dụng lao động tiết kiệm đáng kể chi phí cho bất động sản hay các loại phí dịch vụ mạng, điện, nước, máy lạnh…

Công nghệ hỗ trợ đắc lực cho làm việc từ xa

Nhiều nhân viên làm việc từ xa cho biết họ có thể vượt qua nỗi sợ bị coi là làm việc không hiệu quả của các thành viên trong công ty và nhà quản lý nếu các công ty của họ đầu tư nhiều vào công nghệ cộng tác.

Rất nhiều nhận định đưa ra ưkhi bàn luận về cách làm việc này và hầu hết đều đồng tình rằng để mô hình làm việc từ xa mang lại những tác động tích cực thì phải “hội tụ” đủ điều kiện đó là: Người lao động có ý thức làm việc tốt đảm bảo đúng thời hạn cũng như chất lượng công việc. Thêm nữa, nhà quản lý kiểm soát được kết quả làm việc của nhân viên dựa trên hiệu quả công việc báo cáo.

Rõ ràng có thể nhận thấy rằng, nếu không có một phương thức hơp lý thì việc làm từ xa sẽ mang lại hiệu quả rủi ro chứ không có lợi ích gì cho công ty. Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thì cách làm việc này vẫn rất khả thi.

Hiện nay, điện thoại, thư điện tử, những phần mềm quản lý văn phòng giúp chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến đều đã trở nên quá quen thuộc. Đó là trợ thủ đắc lực khiến quy trình làm việc hoàn toàn không bị gián đoạn kể cả khi các nhân viên làm việc ở những địa điểm khác nhau.

Với việc sử dụng hệ thống phần mềm văn phòng điện tử như một số daonh nghiệp ở nước ta hiện nay thì hình thức làm việc từ xa hoàn toàn có thể thực hiện. Bởi trong hệ thống phần mềm văn phòng điện tử đó có đầy đủ các hạng mục giúp lãnh đạo và nhân viên làm việc từ xa hiệu quả. Điển hình là phần mềm quản lý công việc. Không những giúp nhân viên sắp xếp, quản lý, tiếp nhận và báo cáo công việc của mình mà phần mềm này còn giúp người lãnh đạo có thể giao việc, tiếp nhận hồ sơ thông tin, giải quyết các vấn đề cấp bách và kiểm soát quản lý nhân viên dễ dàng ở mọi không gian địa lý với thiết bị hiện đại như smartphone, máy tính, Ipad…

Trên hệ thống phần mềm văn phòng điện tử còn có các phần mềm khác như phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu, quản lý văn thư lưu trữ hỗ trợ cho quá trình làm việc vô cùng hiệu quả. Hơn nữa các tiện ích văn phòng như lên lịch, lấy thông tin biểu quyết, bầu cử, thăm dò ý kiến, thảo luận, đánh giá, chia sẻ… sẽ giúp kết nối các thành viên trong công ty lại với nhau. Bằng các cuộc họp thông qua video, người làm việc từ xa có thể trực tiếp tham gia cuộc họp giống như một cuộc họp thông thường để cùng nhau định hướng công ty phát triển.

Ngày nay, những thế hệ trẻ không còn coi trọng về tiền lương và không cho đó là yếu tố hấp dẫn ưu tiên mà môi trường làm việc thoải mái phù hợp cũng quan trọng không kém. Làm việc từ xa khiến cuốc sống của họ dễ thở hơn, nhất là với những người có cha mẹ già và con nhỏ.

Những thách thức tiềm tàng của làm việc từ xa

Thông thường cái gì cũng có mặt trái của nó. Bên cạnh những lợi ích như trên thì làm việc từ xa cũng có những hạn chế nhất định.

Mọi người cảm giác như đại dịch đã lắng xuống. Rồi biến chủng Omicron trỗi dậy, kéo các công ty lùi lại phía sau”, bà Anita Williams Woolley, phó giáo sư tại Trường Kinh doanh thuộc Đại học Carnegie Mellon, Mỹ, nói với Washington Post. “Các tổ chức còn nhiều việc phải làm”.

Tuy vậy, bà Wolley cảnh báo các công ty có thể chịu rủi ro nếu không cẩn trọng khi đổi mới. Ví dụ, việc để nhân viên lựa chọn ngày đến cơ quan có thể khiến một số người không có cơ hội làm việc cùng nhau, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Theo bà, các doanh nghiệp có thể giải quyết những vấn đề trên qua việc xây dựng các tập quán làm việc, trong đó nhân viên có thể trao đổi với nhau mà không nhất thiết phải tổ chức họp. Các công cụ hỗ trợ như MeisterTask và GitLab sẽ giúp tạo không gian tư duy và trao đổi mà không buộc nhân viên tham dự các cuộc họp trực tuyến mệt mỏi.Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng có thể không đánh giá được hết về nhân viên, thậm chí sự đánh giá có thể thiên lệch. “Đây sẽ là điều tồi tệ”, bà Wolley nói.

Theo Zoom, quy định mới sẽ giúp các nhân viên có quyền lựa chọn cách họ làm việc. Theo công ty, cách tiếp cận này được đưa ra sau khi nhận được phản hồi của các nhân viên, khách hàng, những người muốn tăng sự linh động và có thêm nhiều lựa chọn.

Bà Kelly Steckelberg, lãnh đạo bộ phận tài chính của Zoom, cho biết nhiều nhân viên - bao gồm chính bà - đổi chỗ ở trong đại dịch. Do đó, Zoom muốn mọi người có thể linh động về nơi sinh sống của mình.

“Sự linh động trong những năm qua đã giúp chúng tôi vượt qua quãng thời gian đáng ra là khó khăn”, bà Steckelberg nói.

Để thực thi chính sách này, Zoom dự tính đào tạo thêm cho các vị trí quản lý để đảm bảo sự công bằng giữa những người đến văn phòng và làm việc tại nhà. Ví dụ, nếu người quản lý muốn mời mọi nhân viên đi ăn, họ nên tổ chức tại văn phòng - thay vì tới nhà hàng - để những người ở xa có thể tham dự qua nền tảng Zoom.

Công ty này cũng không có ý định điều chỉnh lương của nhân viên theo vị trí địa lý như Meta - công ty mẹ của Facebook, theo Washington Post.

Để làm việc tại nhà là lựa chọn lâu dài

Mặc dù làm việc từ xa vẫn đang đặt ra nhiều thách thức cho cách vận hành doanh nghiệp theo lối truyền thống, lãnh đạo doanh nghiệp vẫn nên xem xét lợi ích toàn diện của hình thức này và coi đây là một phần của mô hình kinh doanh chiến lược trong dài hạn.

Cơ sở hạ tầng CNTT trên nền tảng đám mây và việc nhân viên được trang bị sẵn sàng về mặt kỹ thuật số là hai trong số những yếu tố chính để hình thức làm việc từ xa đạt hiệu quả tốt.

Tiến sĩ Hiệp đề xuất các bước sau đây để giúp làm việc tại nhà trở thành mô hình làm việc tích hợp thành công hơn.

• Thay đổi tư duy lãnh đạo: Thay vì dựa vào sự hiện diện của nhân viên tại nơi làm việc để đo lường hiệu suất, cấp quản lý cần chuyển trọng tâm sang cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu, miễn đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra. Cách quản lý vi mô có thể phản tác dụng và kìm hãm khả năng đổi mới sáng tạo của nhân viên.
• Giao tiếp hiệu quả nhưng không bị gián đoạn: Giao tiếp trong nhóm, giao tiếp giữa nhân viên và cấp quản lý, không nên bị lạm dụng vì nó có thể dẫn đến quá tải thông tin và thường xuyên gián đoạn.
• Cung cấp các công nghệ đáng tin cậy để làm việc nhóm và cộng tác từ xa: Với những phần mềm cộng tác hết sức phong phú trên thị trường, cần xem xét nhiều yếu tố để đảm bảo rằng phần mềm mới tích hợp tốt với các nền tảng hiện có và hoạt động tốt, đặc biệt cho mục đích họp trực tuyến và làm việc theo nhóm ở quy mô lớn.
• Tạo dựng niềm tin và huấn luyện nhân viên: Áp dụng hình thức làm việc tại nhà trên quy mô lớn đồng nghĩa với việc cấp quản lý cần dựa vào tính kỷ luật và tự giác của nhân viên. Nhưng thực tế không phải ai cũng thích làm việc tại nhà vì cách làm này đòi hỏi cao về tính kỷ luật và khả năng tự tổ chức, điều có thể khiến quá trình chuyển đổi trở nên khó khăn. Những nhân viên như vậy có thể cần thêm hướng dẫn và hỗ trợ từ phía tổ chức để họ trở nên tự giác và làm việc hiệu quả.
• Đẩy mạnh trang bị khả năng kỹ thuật số cho nhân viên: Hình thức làm việc tại nhà yêu cầu nhân viên phải có kỹ năng vi tính cơ bản và có thể sử dụng các công nghệ viễn thông đa dạng. Một số nhân viên có thể bị choáng ngợp bởi các yêu cầu công việc liên tục ập tới, cũng như các phần mềm làm việc nhóm và các công nghệ phức tạp cần phải làm quen. Tổ chức có thể hỗ trợ nhân viên bằng cách cung cấp đào tạo về kỹ năng kỹ thuật số và hỗ trợ công nghệ thông tin (CNTT) kịp thời.
• Quản lý chi phí: Làm việc tại nhà đòi hỏi cả nhân viên và doanh nghiệp phải đầu tư vào CNTT nhiều hơn. Nhân viên cần được trang bị tối thiểu một máy tính, phần mềm cần thiết, camera và đường truyền internet nhanh. Các tổ chức có thể phải trả thêm phí sử dụng các phần mềm cộng tác ảo và các biện pháp bảo mật bổ sung để đảm bảo nhân viên có thể truy cập an toàn những tài nguyên trực tuyến, đồng thời ngăn ngừa rủi ro từ việc lạm dụng tài nguyên của tổ chức một cách vô tình hay cố ý.

“Nhìn chung, mô hình làm việc tại nhà đòi hỏi mỗi tổ chức phải xác định lại các mục tiêu hoạt động, hoàn thiện cơ sở hạ tầng CNTT dựa trên nền tảng đám mây, trang bị sẵn sàng khả năng kỹ thuật số cho nhân viên và nâng cao năng lực tự chịu trách nhiệm của họ, đồng thời lên kế hoạch cẩn thận và có văn hóa công ty linh hoạt. Các yếu tố này là cơ sở vững chắc nâng cao khả năng phục hồi của doanh nghiệp trước những gián đoạn mà doanh nghiệp đã và sẽ gặp phải”, Tiến sĩ Hiệp nhận định.

Thắm Lê tổng hợp (theo cloudoffice.com.vn, zingnews.vn, rmit.edu.vn)

Thế giới sẽ không còn tuần làm việc 5 ngày

Quyền "mặc kệ sếp" ngoài giờ làm việc